Man kann seine E-Mails mit einem Browser empfangen, senden und verwalten, ein Mail-Programm ist aber meist praktischer. So lassen sich unter anderem mehrere E-Mail-Konten zusammenfassen, die schon empfangenen und gesendeten E-Mails ohne aktuellen Internetzugang lesen sowie lokale Ordner für die Verwaltung der Nachrichten anlegen. Zudem stören keine Werbeeinblendungen.

Mit Mail gehört in macOS Ventura (und in allen Vorgängerversionen) auch gleich ein passendes Programm zum Inventar. Unter macOS Ventura bietet Mail mit dem „E-Mail-Datenschutz“ noch einen weiteren Vorteil: Ist dieser aktiviert, wird die eigene IP-Adresse vor den Absendern versteckt und entfernte Inhalte in einer E-Mail werden so geladen, dass sie sich nicht zum Empfänger zurückverfolgen lassen. Dazu aktiviert man in den Einstellungen von Mail unter „Datenschutz“ die Option „Mail-Aktivität schützen“. Diese Option ist unabhängig davon, ob man iCloud+ abonniert und Private Relay aktiviert hat.

Thomas Armbrüster

E-Mail-Konto anlegen

Mail macht das Einrichten eines E-Mail-Kontos recht einfach, denn in den meisten Fällen muss man nur die E-Mail-Adresse und das Passwort eintippen, alle anderen Einstellungen erledigt Mail selbstständig. Erstellt man beim Einrichten eines neuen Macs eine Apple-ID und holt sich auch eine kostenlose E-Mail-Adresse von Apple, wird dieses E-Mail-Konto automatisch in Mail eingerichtet. Ebenso, wenn man einen neuen Mac einrichtet und eine vorhandene Apple-ID aktiviert, mit der auch ein E-Mail-Konto bei Apple verbunden ist. Ansonsten blendet sich beim ersten Start von Mail das Fenster zum Anlegen eines Kontos (Account) ein. Hier hat man die Wahl zwischen Anbietern wie Google oder Microsoft Exchange und kann auch einen iCloud-Account anlegen. Für alle anderen E-Mail-Dienste nimmt man die Option „Anderer Mail-Account“. Im sich öffnenden Fenster tippt man seinen Namen, die E-Mail-Adresse und das Passwort ein. Nach einem Klick auf „Anmelden“ legt man noch fest, ob man außer den E-Mails auch Notizen mit diesem Account verwenden möchte. Danach blendet sich unter macOS Ventura beim Anlegen des ersten E-Mail-Accounts noch das Fenster ein, in dem man den E-Mail-Datenschutz aktivieren kann.

Thomas Armbrüster

Bei Anbietern wie T-Online, GMX und Web.de muss man eine Einstellung beim jeweiligen Provider vornehmen, um E-Mails in Mail empfangen und versenden zu können. Dazu meldet man sich im Browser am jeweiligen Konto an. Bei T-Online heißt die Option beispielsweise „POP3- / SMTP- / IMAP-Zugang“, bei GMX „POP3/IMAP Abruf“. Bei manchen E-Mail-Providern sind in Mail beim Anlegen des Kontos noch weitere Angaben notwendig, da Mail diese Accounts nicht automatisch konfigurieren kann, wie beispielsweise bei Posteo.

Hat man Namen, E-Mail-Adresse und Passwort eingetippt und auf „Anmelden“ geklickt, öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier trägt man die Adressen der Server für die ankommende und die ausgehende Post ein. Dann klickt man wiederum auf „Anmelden“ und landet nun im Fenster, in dem man festlegt, ob auch die Notizen mit diesem Konto verwaltet werden sollen. Die Informationen zu den Servern findet man auf der Webseite des Anbieters.

Thomas Armbrüster

Accounttyp

Während es für die ausgehende Post nur einen Servertyp gibt, der nach dem hierfür verwendeten Protokoll „Simple Mail Transport Protocol“ als SMTP-Server bezeichnet wird, gibt es für die eingehende Post zwei unterschiedliche Protokolle: POP (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol). Bei einem POP-Server werden die eingehenden E-Mails auf den Rechner übertragen, dann vom Server gelöscht und lokal verwaltet.

Die ausgehenden Mails sind nur auf dem Gerät gespeichert, von dem aus sie gesendet wurden, nicht jedoch auf dem Server, und sind darum nicht auf anderen Geräten zugänglich. Bei einem IMAP-Server bleibt die eingehende Post dagegen auf dem Server, bis man sie löscht. Die Nachrichten werden zum Lesen übertragen, wobei Mail immer eine Kopie lokal speichert. Man hat so Zugang zu den eingegangenen E-Mails auf allen anderen Geräten. Zudem sind auf dem Server Postfächer für die gesendeten, die gelöschten, die als Werbung markierten Nachrichten und für die Entwürfe angelegt sowie ein Ordner für archivierte E-Mails. So kann man auf diese Post ebenfalls von allen Geräten aus zugreifen. Auch diese Nachrichten speichert Mail als Kopie auf dem Rechner.

Standardmäßig richtet Mail immer einen IMAP-Account mit diesen Standardverzeichnissen ein, iCloud und Google verwenden ausschließlich IMAP. Zusätzliche Postfächer zur Verwaltung der elektronischen Post lassen sich manuell anlegen, entweder auf dem IMAP-Server oder lokal. Die in lokale Postfächer verschobenen E-Mails werden automatisch vom IMAP-Server gelöscht, eignen sich also vor allem für Post, die man nicht mehr aktuell auf allen Geräten benötigt.

Thomas Armbrüster

Account-Einstellungen

Um die Einstellungen für einen Account zu sehen, öffnet man die Einstellungen von Mail und klickt in der Symbolleiste des sich öffnenden Fensters auf „Accounts“. Unter „Accountinformationen“ kann man das Konto deaktivieren, wenn man die Markierung bei „Diesen Account aktivieren“ entfernt, und sieht außerdem, ob der Account online ist. Die Beschreibung des Kontos lässt sich hier jederzeit ändern, und man sieht die zum Konto gehörende E-Mail-Adresse. Hat man zusätzliche Alias-Adressen beim Provider angelegt, lassen sich diese hier eintragen, wenn man im Aufklappmenü mit der E-Mail-Adresse „E-Mail-Adressen bearbeiten“ auswählt. Bei iCloud angelegte Aliase sind automatisch im Menü eingetragen.

Thomas Armbrüster

Unter „Servereinstellungen“ listet Mail die Angaben für Eingangs- und Ausgangsserver auf sowie den Benutzernamen und das ausgeblendete Passwort. Ändern sollte man hier nichts und die Option „Verbindungseinstellungen automatisch verwalten“ eingeschaltet lassen, solange alles funktioniert. Bei einem E-Mail-Konto bei iCloud und bei Google gibt es keine Informationen zu den Servereinstellungen.

Thomas Armbrüster

Mit einem Klick auf das Plus-Symbol links unten im Fenster „Accounts“ lassen sich weitere Konten einrichten. Um ein Konto zu löschen, markiert man es in der Liste und klickt auf das Minus-Symbol. Bei einem IMAP-Account werden die von Mail angelegten Postfächer aus Mail entfernt, jedoch nicht auf dem IMAP-Server, ebenso wenig wie die dort gespeicherten Nachrichten. Über einen Browser sind sie weiterhin verfügbar. Bei einem POP-Account verschwinden dagegen nicht nur die von Mail angelegten Postfächer, sondern auch alle dort abgelegten E-Mails. Die selbst lokal auf dem Mac angelegte Postfächer sind vom Löschen eines Accounts, egal ob IMAP oder POP, dagegen nicht betroffen.

Verbindung prüfen

Streikt die Verbindung zum E-Mail-Server, ruft man im Menü „Fenster > Verbindung prüfen“ auf. Dann versucht Mail zu allen Servern eine Verbindung herzustellen und zeigt bei einem Problem an, wo es hakt. Meist handelt es sich dabei aber um Probleme beim Anbieter, selbst unternehmen kann man nichts. Im selben Menü ist auch „Aktivität“ zu finden. Mit diesem Befehl öffnet sich ein Fenster, in dem Fortschrittsbalken anzeigen, ob Mail arbeitet und wie weit das Programm schon gekommen ist. Das ist unter anderem nützlich, wenn man den Eindruck hat, dass das Programm hängen geblieben ist.

Thomas Armbrüster

Microsofts Office-Programme sind auch auf dem Mac weit verbreitet, doch kostenlos bietet Apple eigene Alternativen an. Diese sind auf jedem Mac vorinstalliert und gibt es auch für iPhone und iPad. Die Tabellenkalkulation heißt Numbers statt Excel, das Präsentationsprogramm heißt nicht Powerpoint, sondern Keynote. Und Texte wie einfache Layouts erstellt man am Mac mit Pages.

Lesetipp: Layout mit Pages – Es muss nicht immer Indesign sein

Exportieren von docx-Files mit Pages

Speziell wenn Freunde oder Kollegen mit Windows-PCs arbeiten, ist der Austausch von Dokumenten im doc- oder docx-Format keine seltene Anforderung. Glücklicherweise ist das mit Pages kein Problem. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Ablage -> Exportieren“ und dann auf „Word”.  Das Dokument ist dann in Word auf dem Mac oder PC nutzbar, unter Umständen fehlen aber Schriften oder sind unter Windows etwas anders geschnitten, sodass sich das Layout leicht unterscheiden kann.

Lesetipp: Pages am Mac für Profis – der ultimative Ratgeber

Handelt es sich um vertrauliche Dokumente mit sensiblen Daten, können Sie zum späteren Öffnen der Datei ein Passwort schon im Export-Dialog festlegen. Unter „Erweiterte Optionen“ lässt sich eine Auswahlbox ausklappen, in der Sie zwischen dem alten .doc-Format und dem ab 2004 eingeführten und erweiterten .docx wählen können.

Letzteres ist seit Microsoft Word 2007 Standard, während .doc nur noch in Ausnahmefällen zur garantierten Kompatibilität mit veralteten Systemen verwendet werden sollte. Klicken Sie nun auf die „Weiter …“-Schaltfläche und speichern Sie somit Ihr Pages-Dokument als Microsoft Word kompatible Datei an einem Ort Ihrer Wahl ab.

Lesetipp: Mit Pages PDF-Dateien erstellen – so geht’s